Dans la profession, il est monnaie courante d'accueillir un(e) stagiaire tout au long de l'année.

   Les employeurs qui accueillent un stagiaire sont tenus de respecter la réglementation afin de lui permettre d’effectuer ses tâches dans les meilleures conditions, aussi bien concernant les missions qui lui sont assignées que concernant ses conditions de travail.

  Lorsque vous accueillez une personne en stage, cette dernière doit obligatoirement suivre un cursus de formation dont le volume pédagogique d'enseignement est de 200 heures minimum par année d'enseignement. Un stagiaire n'étant pas considéré comme un salarié, l'employeur n'a pas à effectuer de DPAE. Tous les stages doivent faire l'objet d'un double encadrement : par un enseignant référant et par un tuteur qualifié désigné par l'entreprise.

En d'autres termes, une entreprise ne peut pas accueillir une personne en stage en dehors d'un cursus pédagogique scolaire.

Les missions d'un stagiaire en entreprise

  Un stage doit permettre - en premier lieu - au stagiaire d'acquérir et de mettre en oeuvre les compétences professionnelles en lien avec sa formation. Les missions qui lui sont confiées doivent être conformes au projet pédagogique de l'établissement d'enseignement. Un stagiaire n’étant pas lié par un contrat de travail à l’entreprise qui l’accueille, il n’a pas le statut de salarié. L'employeur doit mentionner, dans une partie spécifique du registre unique du personnel, les noms et prénoms des stagiaires accueillis dans l’établissement selon l’ordre d’arrivée.

Il n'est pas possible de confier à un stagiaire les missions suivantes :

• le remplacement d'un salarié en cas d'absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement
• l'exécution d'une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent (le stagiaire n'a pas d'obligation de production comme un salarié)
• pour faire face à un accroissement temporaire d'activité
• pour occuper un emploi saisonnier.

De même, l'entreprise ne peut pas confier au stagiaire des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité.

Indispensable : la Convention de Stage

  Le stage en milieu professionnel donne obligatoirement lieu à la signature d’une convention de stage entre l’employeur, l’étudiant (futur stagiaire) et l’organisme de formation dont dépend le stagiaire. Cette convention permet, notamment, de fixer les règles obligatoires ou facultatives, relatives au déroulement du stage. Au même titre que l’énoncé des missions assignées au stagiaire, les dates de début et de fin du stage, ou les horaires de travail, les informations relatives aux conditions financières doivent être mentionnées dans cette convention. Plus précisément, cette dernière doit détailler les éléments suivants :

• l'intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année ou semestre d'enseignement
• les activités confiées au stagiaire
• les noms de l'enseignant référent et du tuteur
• les dates de début et de fin du stage et durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire
• les conditions d'autorisation d'absence
• le taux horaire de la rémunération (appelée gratification...voir le paragraphe suivant), calculée sur la base de la présence effective du stagiaire, et conditions de son versement
• les avantages éventuels dont le stagiaire peut bénéficier (restauration, hébergement ou remboursement de frais, par exemple)
• le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, notamment en cas d'accident de travail.

  Pour info : Les règles énoncées ci-dessous et dans le reste de cet article concernent uniquement les stages d'élèves et étudiants effectués dans le cadre d'un stage d'initiation, de formation initiale ou de complément de formation professionnelle initiale. Pour les autres types de stages, comme ceux effectués dans le cadre de la formation professionnelle continue et faisant l'objet d'un contrat de travail, d'autres règles s'appliquent.

La rémunération obligatoire au-delà de 2 mois de stage même si la présence est discontinue. Le montant minimum est fixé à 15 % du plafond de la Sécurité sociale, soit 4,05 € par heure de présence effective au 1er Janvier 2023 (article L124-6 du code de l’éducation).

  Le versement d’une gratification au stagiaire est obligatoire dès lors qu’il est accueilli par l’entreprise plus de 2 mois : soit l'équivalent de 44 jours à 7 heures par jour, ou encore à partir de la 309ème heure, au cours de la même année scolaire ou universitaire, même si sa présence n’est pas continue.

En dessous de cette durée, la gratification est facultative.

Les autres bonifications

  Même si le stagiaire n’a pas le statut de salarié, il doit bénéficier, au même titre que les salariés de l’organisme d’accueil, de certaines prestations comme l’accès aux offres du comité d’entreprise. Il en est de même pour l’accès au restaurant d’entreprise ou concernant l’octroi de titres restaurants : le stagiaire doit en bénéficier aux mêmes conditions que les salariés.

  Par ailleurs, concernant les frais de transport publics engagés par le stagiaire pour se rendre sur le lieu de son stage, le remboursement pour moitié de ces frais est une obligation pour l’employeur. Là encore, les mêmes conditions que celles applicables aux salariés de l’entreprise s’appliquent également au stagiaire.

  En revanche, la prise en charge par l’employeur des frais de transports personnels pour se rendre sur le lieu de travail n’est pas obligatoire. Le code du travail stipule que l’employeur « peut prendre en charge » ce type de déplacement. La prise en charge doit être prévue par un accord collectif ou une décision de l'employeur (article L3261-4 du code du travail).

Le remboursement de ces frais divers ne fait pas partie de la gratification mensuelle, mais doit être payé en plus.

Combien de stagiaire(s) peut-on accueillir ?

Cela dépend de la taille de l'entreprise.

• Pour les entreprises de moins de 20 salariés : vous pouvez accueillir trois stagiaires maximum en même temps.
• Pour les entreprises de plus de 20 salariés : le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours pendant une même semaine civile ne peut pas dépasser 15 % de l'effectif. Par exemple une entreprise de 75 salariés peut accueillir au maximum 12 stagiaires en même temps (75 x 15% = 11,25. L'effectif étant arrondi à l'entier supérieur).

ATTENTION :

  Sur un même poste, l'employeur doit respecter un délai minimal (appelé « délai de carence ») pour pouvoir proposer un nouveau stage. Il correspond à un tiers de la durée du stage précédent. Ainsi, si le précédent stage avait une durée de trois mois, l’employeur doit respecter un délai d’un mois avant d’accueillir un nouveau stagiaire sur le même poste.

La durée du stage ?

La durée d'un stage est de six mois maximum par organisme d'accueil et par année d'enseignement (article L124-5 du code de l’éducation).

Pour calculer cette durée, il est nécessaire de tenir compte de la présence effective du stagiaire dans l'organisme d'accueil, en considérant que :

• sept heures de présence, consécutives ou non, représentent une journée de présence
• 22 jours de présence, consécutifs ou non, représentent un mois.

La durée maximale de six mois de stage est atteinte dès lors que le stagiaire a accompli, durant l'année d'enseignement, 924 heures de présence effective dans l'organisme d'accueil. Les jours de congés et d’autorisation d’absence en cas de grossesse, de paternité ou d’adoption, ainsi que les congés et autorisations d’absence prévus dans la convention de stage sont assimilés à du temps de présence pour le calcul de la durée du stage (article L124-13 du code l’éducation).

Voir le Simulateur de calcul de la gratification minimale d'un stagiaire »»

Source Ministère de l'Economie