Afin de simplifier votre gestion administrative, il existe de nouveaux moyens permettant de gérer le règlement des salaires des salairés. Les employeurs peuvent remettre à leurs employés des bulletins de salaire par voie électronique. Mais plusieurs conditions doivent être respectées :

1. 1. L´employeur doit conserver les documents sous une forme papier ou électronique pendant 5 ans (il devra mettre tout en oeuvre pour la conservation des documents).

1. 2. L´employeur doit obtenir l´accord préalable des salariés.

1. 3. La transmission des données doit se réaliser dans des conditions garantissant la validité des données.

La loi 2009-526 sur le bulletin de paie électronique a été publiée depuis le 12/5/2009.

Le code du travail est ainsi modifié :
1° A l´article L.3243-2, il est inséré : « Avec l´accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l´intégrité des données. »;
Article L.3243-2 du Code du travail modifié par Loi n°2009-526 du 12 mai 2009 - art. 26 :
"Lors du paiement du salaire, l´employeur remet aux personnes mentionnées à l´article L. 3243-1 une pièce justificative dite bulletin de paie. Avec l´accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l´intégrité des données. Il ne peut exiger aucune formalité de signature ou d´émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin." "Les mentions devant figurer sur le bulletin ou y être annexées sont déterminées par décret en Conseil d´Etat."

2° A l´article L.3243-4, après les mots : « des salariés », sont insérés les mots : « ou les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique ».
Article L.3243-4 du Code du travail modifié par Loi n°2009-526 du 12 mai 2009 - art. 26 :
"L´employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique pendant cinq ans."

La valeur juridique du bulletin de paie électronique

 La circulaire du 17 juillet 1947 dispose " que ne peuvent être acceptés les procédés dont l´utilisation présente des risques d´effacement et expose les salariés au risque de se voir contester les droits qu´ils auraient à faire valoir en présentant un bulletin de paie".

La loi du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l´information et relative à la signature électronique et l´article 1316-1 du Code civil précisent : « l´écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l´écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu´il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l´intégrité ».

De plus, les bulletins de paie électroniques sont soumis à l´article 34 de la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978, qui impose au responsable du traitement (l´entreprise qui rédige le bulletin de paie) de « prendre toutes les précautions utiles pour préserver la sécurité des données, et empêcher qu´elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès ».

Il y a donc des contraintes qui limitent la faisabilité mais qui l´autorise quand même.