Le registre unique du personnel est un document qui permet l'identification des emplois dans chaque établissement de l'entreprise. Quelles indications sont obligatoires ? Sur quel type de support faut-il le tenir ?

Quels sont les employeurs concernés par le registre unique du personnel ?

  Tous les employeurs sont concernés par la tenue du registre unique du personnel. Donc à priori, il n'existe que deux exceptions : les associations ayant recours au chèque associatif et les particuliers employeurs.

Quels salariés enregistrer sur le registre unique du personnel ?

  L’obligation d’enregistrement au registre unique du personnel intervient dès l’embauche du 1er salarié et constitue une obligation pour l’employeur. Il est nécessaire d’enregistrer les salariés suivants :

• Les salariés en CDD et CDI
• Les jeunes titulaires d'un contrat d'apprentissage et/ou de professionnalisation
• Les stagiaires
• Les salariés de nationalité étrangère

Comment renseigner le recrutement de stagiaires dans le registre unique du personnel ?

  Les stagiaires de votre entreprise doivent voir leur noms et prénoms inscrits dans une partie spécifique du registre unique du personnel selon leur ordre d’arrivée.

Registre unique du personnel : quelles sont les informations obligatoires ?

  L’employeur doit faire figurer sur le registre unique du personnel les noms et prénoms de tous les salariés, de manière indélébile et par ordre chronologique d'embauche.

  En plus des noms et prénoms, plusieurs informations sur le salarié doivent être indiquées dans le registre unique du personnel. Il s’agit des éléments suivants :

• L'identité du salarié, sa nationalité, sa date de naissance, le sexe
• Les informations sur les fonctions exercées, l'emploi, la qualification, les dates d'entrée et de sortie de l'entreprise.
• Lorsqu'une autorisation d'embauche ou de licenciement est requise, la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d'autorisation

Quelques mentions spécificques sont nécessaires pour certaines situations :
- pour les travailleurs titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée : mention « contrat à durée déterminée »
- pour les salariés à temps partiel : mention « salarié à temps partiel »
- pour les jeunes travailleurs titulaires d'un contrat d'apprentissage ou de professionnalisation : mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation »
- pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d'un titre autorisant l'exercice d'une activité salariée : mention du type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail
  Ces informations doivent être actualisées à chaque contrat, même s’il s’agit de contrats successifs. Ainsi, si un salarié effectue plusieurs contrats dans l’entreprise, chacun de ses contrats devra faire l’objet d’une ligne propre dans le registre unique du personnel.
  À noter que les informations sur les salariés doivent être  conservées pendant au moins 5 ans à partir du départ du salarié ou du stagiaire de votre entreprise.

Le registre du personnel est-il obligatoirement papier ?
  Aucune forme particulière n’est stipulé concernant la tenue du registre unique du personnel.
Le registre peut être sous forme informatique ou sous format papier. Le support utilisé doit offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier.

Ce que dit la loi : Code du Travail articles L1221-13 à L1221-15-1

Source : Ministère de l'Économie et des Finances